教学教务管理系统使用说明

1             系统介绍

1.1            开发目的

教学教务管理系统是由北京大学网络教育学院设计开发的，主要是采用现代网络教育的方法，以计算机和通信技术为基础，基于Internet，使网络教育学院以及各教学中心都拥有一套专人专用的教学教务管理信息系统。这样可方便、经济、高效的通过E-learning的手段综合管理招生、财务、教学和教务等日程工作事务，实现网络教育的规模化和管理工作的规范化。

1.2            用户特点

使用管理系统的用户根据各自在实际工作中的不同角色可划分为招生管理者、财务管理者、教务管理者以及班主任，不同角色的用户拥有不同的功能模块和操作权限。

2             基础功能

2.1            登陆

首先，访问北大网院首页：http://www.pkudl.cn

进入北大网院首页后，点击“教学中心工作”，进入“教学中心工作”页面，点击“06春学生管理”即可见到新管理系统的登陆页面。

在“用户名”处输入教学中心的帐号（登陆帐号与以前的帐号相同）；在“密码”处输入相应帐号的密码，“验证码”输入后面显示的四位数字，然后点“登陆”即可。

3             招生管理系统

3.1            申报招生计划

在每次招生工作准备阶段，各教学中心负责招生工作的管理者可根据往年招生情况和市场情况，填报本次要招生的专业、层次以及招生人数。

填报好的信息可以修改调整。确认后，送“北大网院”进行“审核”。“送审”后的招生计划不能再修改。

教学中心申报的招生计划经过网院审核、审批后，发布到网上，学生可以自己在网上填写报名表或者由中心的管理员在“报名管理”中代为填报。（报名流程在报名管理中详述）

3.2            报名管理

报名流程示意图：

图1.          

报名流程说明：

第一步：学生自己（或者教学中心管理员代填）在网上填写并提交《北京大学现代远程教育报名登记信息表》。

第二步：学生到教学中心交报名费，报名资料。教学中心负责扫描学生的报名资料。

第三步：教学中心打印《北京大学现代远程教育招生报名登记信息表》，信息表的内容包括学员的身份证、一学历证件信息。由学生确认并签字。

提示：招生工作进行过程中，教学中心管理员要即时将学生的报名资料电子版传送给网院，以便网院负责招生的管理员即时审核验证。

3.3            入学考务管理

各教学中心管理员为要参加入学考试的学生安排考场，同时系统自动为学生生成准考证号。安排考场后，教学中心负责打印、分发学生的准考证。

3.3.1       考生分考区

3.3.2       分配考场

3.3.3       制作考场考号条

3.3.4  试卷数量预估

4             入学管理系统

4.1            新生注册

这里所指的新生是被北大网院录取的正式学员。新生注册分以下几步完成：

首先，新生需要完成线下注册，线下注册的流程如下图所示：

图2.          

新生注册的页面如下图所示：

图3.          

关于几个状态的说明：

交学费状态：表示新生交学费的状态，有“未交费”、“金穗卡交费”（即通过银行卡交费）、“现场交费”（银行卡之外的交费方式）三种状态。

注册状态：表示新生的注册状态，有“未注册”（空白显示）、“已注册”（Y表示）两种状态。

学费审核结果：表示新生的学费到帐后，网院财务的审核结果，有以下几种状态：

l   未审核——表示网院财务还未进行学费到账审核

l   学费到帐，通过审核——表示网院财务通过银行扣款或者汇款收到该新生的学费，通过学费到账审核，该新生可以入在校生库。

l   未通过审核——表示学生的学费没有通过网院财务的审核，未通过审核的原因会同时显示在页面上，该新生不能入库。

l   未交够学费，允许欠费选课，通过审核——表示网院同意该学生缓交学费的申请，该新生可以入库，并且本学期可以欠费选课。

l   未交够学费，不允许欠费选课，通过审核——表示网院同意该学生缓交学费的申请，该新生可以入库，但是不可以欠费选课。

l   学费已交中心，通过审核，允许欠费选课——表示该学生的学费已经交到了教学中心，网院认可，通过学费到账审核，该新生可以入库，并且本学期可以欠费选课。

l   学费已交中心，通过审核，不允许欠费选课——表示该学生的学费已经交到了教学中心，网院认可，通过学费到账审核，该新生可以入库，但是不可以欠费选课。

入库状态：表示新生的数据是否已被导入正式学员库，有“未入库”、“已入库”两种状态。

新生注册模块可进行的操作：

当有新生来注册时，第一步：是要更改新生的“交学费”状态，在学生报名号前的选择框内（红笔标识处）打勾，然后点击“”按钮，系统会弹出小窗口，如下图所示：

图4.          

选择新生的交费形式，点击“提交”即可。

第二步：更改新生的“新生注册”状态，在学生报名号前的选择框内（红笔标识处）打勾，然后点击“”按钮，即可更改这些学生的注册状态为“已注册”（页面上用Y表示）

新生完成线下注册后，后续工作由北大网院继续完成。工作流程包括：

l   财务根据银行扣款结果、或者收到的学费为新生开相应金额发票

l   将新生的交费信息导入数据库

l   交费的新生入正式学员库，入库后，新生可使用报名号和证件号码登陆“学习空间”。

在新生注册模块，教学中心可以随时查询到新生完成交费、注册后，网院的数据处理进度。

4.2            选课生注册

这里所指的选课生是被参加北大网院的学习，但是由于种种原因没有取得学籍的学员。选课生注册分以下几步完成：

首先，选课生需要完成线下注册，线下注册的流程如下图所示：

图5.          

选课生注册的页面如下图所示：

图6.          

关于几个状态的说明：

交学费状态：表示选课生交学费的状态，有“未交费”、“金穗卡交费”（即通过银行卡交费）、“现场交费”（银行卡之外的交费方式）三种状态。

注册状态：表示选课生的注册状态，有“未注册”（空白显示）、“已注册”（Y表示）两种状态。

学费审核结果：表示选课生的学费到帐后，网院财务的审核结果，有以下几种状态：

l   未审核——表示网院财务还未进行学费到账审核

l   学费到帐，通过审核——表示网院财务通过银行扣款或者汇款收到该选课生的学费，通过学费到账审核，该选课生可以入在校生库。

l   未通过审核——表示学生的学费没有通过网院财务的审核，未通过审核的原因会同时显示在页面上，该选课生不能入库。

l   未交够学费，允许欠费选课，通过审核——表示网院同意该学生缓交学费的申请，该选课生可以入库，并且本学期可以欠费选课。

l   未交够学费，不允许欠费选课，通过审核——表示网院同意该学生缓交学费的申请，该选课生可以入库，但是不可以欠费选课。

l   学费已交中心，通过审核，允许欠费选课——表示该学生的学费已经交到了教学中心，网院认可，通过学费到账审核，该选课生可以入库，并且可以欠费选课。

l   学费已交中心，通过审核，不允许欠费选课——表示该学生的学费已经交到了教学中心，网院认可，通过学费到账审核，该选课生可以入库，但是不可以欠费选课。

入库状态：表示选课生的数据是否已被导入正式学员库，有“未入库”、“已入库”两种状态。

选课生注册模块可进行的操作：

当有选课生来注册时，第一步：是要更改选课生的“交学费”状态，在学生报名号前的选择框内打勾，然后点击“”按钮，系统会弹出小窗口，如下图所示：

图7.          

选择选课生的交费形式，点击“提交”即可。

第二步：更改选课生的“新生注册”状态，在学生报名号前的选择框内打勾，然后点击“”按钮，即可更改这些学生的注册状态为“已注册”（页面上用Y表示）

选课生完成线下注册后，后续工作由北大网院继续完成。工作流程包括：

l   财务根据银行扣款结果、或者收到的学费为选课生开相应金额发票

l   将选课生的交费信息导入数据库

l   交学费的选课生信息入正式学员库，入库后，选课生可使用报名号和证件号码登陆“学习空间”。

在选课生注册模块，教学中心可以随时查询到选课生完成交费、注册后，网院的数据处理进度。

5             财务管理系统

5.1            查看学费标准

教学中心可以在此模块查询到自己教学中心的各个专业所遵循的每学分的费用标准。

5.2            查看收费计划

教学中心可以在此模块查询到自己教学中心的各个专业所遵循的收费标准，包括分几次收费，每次收费金额是多少。

5.3            新生学费审核

教学中心可以在此模块查询到自己教学中心的新生的交学费信息，新生注册信息，以及新生学费到帐审核（审核是由网院财务进行的）的进展情况。

图8.          

第一行可以设置要查询的学生的条件，包括：所属教学中心、学习的专业、层次、入学年度（默认是本次招生年度）、入学学期（默认是本次招生学期）、入学批次。

第二行可以设置要查询的学生的状态，包括：交学费状态、注册状态、学费到账审核状态、入库状态。如果学生的入库状态为已入库，表示该学生已经入在校生库，可以使用报名号和证件号码登陆“学习空间”。

第三行可以输入学生的姓名或者报名号进行模糊查询。

此外，当新生的交费信息入库后，点击“交学费金额”列中学生的具体交费金额，即可看到学生的交费详细信息。

5.4            选课生学费审核

教学中心可以在此模块查询到自己教学中心的选课生的交学费信息、注册信息，以及学费到帐审核（审核是由网院财务进行的）的进展情况。页面如图所示：

第一行可以设置要查询的学生的条件，包括：所属教学中心、学习的专业、层次、入学年度（默认是本次招生年度）、入学学期（默认是本次招生学期）、入学批次。

第二行可以设置要查询的学生的状态，包括：交学费状态、注册状态、学费到账审核状态、入库状态。如果学生的入库状态为已入库，表示该学生已经入在校生库，可以使用报名号和证件号码登陆“学习空间”。

第三行可以输入学生的姓名或者报名号进行模糊查询。

当选课生的交费信息入库后，点击“交学费金额”列中的交费金额，即可看到学生的详细交费信息。

5.5            学费交费统计

界面分两部分，左边树状区域可以选择查看的范围，包括：某中心、中心下的某专业或者具体到某个班级，右边的区域显示相应范围内的学员的交学费信息。

图9.          

页面列出学员的历次交费信息，包括每次的具体交费金额、交费日期（其实是交费信息入库的日期）、交费方式以及是否已充值到学员的个人学费帐户上。

此模块每页的最后一行，列出本页共有多少人，实际缴纳的学费是多少。

5.6            学费支出统计

界面分两部分，左边树状区域可以选择查看的范围，包括：某中心、中心下的某专业或者具体到某个班级，右边的区域显示相应范围内的学员的学费支出详细信息和统计数据。

图10.        

在此模块，教学中心可以查询学员的学费支出情况。

学员选课的时候，系统会自动从其学费帐户中扣除相应的选课费用，选课费用的计算方法是：课程的学分×每学分的学费＝选课费用。

学费支出情况包括：扣费金额、扣费事由（目前基本上都是选课费）、课程名称、经手人（学生自己选课的记录的是学生自己的姓名、管理员操作的记录的是管理员的姓名）、扣费日期以及学员学费的支出总额。

5.7            学员账户管理

界面分两部分，左边树状区域可选择班级，右边的区域显示相应班级的学员的学费账户信息。

图11.        

在此模块，教学中心可以查询某班级学员的学费账户信息，包括：存入金额、支出金额和账户余额，以及是否允许该学员欠费选课。

这里对欠费选课加以说明：如果有学生提出缓交学费，则由学生提出缓交学费申请，通过教学中心上报网院审批，通过审批后，网院财务人员会将该学生的账户设置为“允许欠费选课”，之后，该学生学费账户上的余额不足以支付选课费用，该学生仍然可以在“学习空间”成功进行选课选考试，但是账户余额会呈现负值。

6             教务管理系统

6.1            学生管理

界面分两部分，左边树状区域可选择班级，右边的区域显示相应班级的学员

图12.        

如图：黄色字体部分显示相应的班级，蓝色字体为显示现在的注册学期和注册时间。

对学员的查询功能和其他查询一样，但增加了可以对某个学期的学员已注册，未注册进行查询。

一，群体操作功能：

这部分对学员的群体操作功能有

1、  学员注册

可以选中多个学员点击学员注册按钮进行注册，当不能注册时会提示错误信息，例如：当出现选择学员中有人已经注册过时，则本次注册不能进行并提示

  图13.        

请注意：不能进行重复注册！

   图14.        

出现界面后，点击注册可对多个学员进行注册。

2、  学员缴费

作用：

l   供教学中心进行学费记账

l   教学中心记账后，网院财务在未扣款成功或者未收到汇款前，可以及时了解到学员的缴学费情况。

操作方法：可以选中多个学员点击“学员缴费”按钮，弹出如下图页面：

图15.        

输入交费金额（如果有教材费，请将教材费输入到书费处），然后点击“提交”即可。

二，信息查看：

1，  信息查看针对每个学员的信息察看，可点击学员行右侧的按钮查看相应信息，现已完成的两部分为详细信息, 注册信息

2，  详细信息：

图16.        

3、  注册信息：显示已注册过的历史信息

 图17.        

6.2            提交平时成绩

界面主要分为两个部分：左边树状区域供选择班级，右边的区域显示相应班级的本学期开课计划的课程列表。（有些课程，比如：大学英语1、2、3、4等按照教务要求不需要提交平时成绩的不显示）。如下图所示：

图18.        

右边页面显示的信息有：课程名称、学分、类别以及一些统计数据，包括：选课/选考试人数，已经有考试成绩的人数，已有作业成绩的人数，已经有平时成绩的人数。

点击“课程名称”即可进入该课程的提交平时成绩页面，如下图所示：

图19.       

页面显示出所有选课的学员列表，学员信息包括：报名号、姓名、学号、课程成绩（如果参加过考试并取得成绩，就会显示）、作业成绩和平时成绩。其中平时成绩列，是输入框，中心老师可以在此输入对应学员的平时成绩。输入完以后，点击列表上方的“”，即可将本页的平时成绩提交。

操作时请注意以下几点：

1．              提交平时成绩是有时间限制的。只有在规定的时间期限内，才能进行操作。时间未到或者过期，提交平时成绩的功能会自动关闭。

2．              学员列表是分页显示的，默认是每页20人，系统提供了每页显示5、10、20、30、40、50供大家选择。同时系统会显示一共多少人的信息。请操作时留意，不要遗漏。

3．              按照教务的相关规定，学员第一次参加考试时，平时成绩参与计分，所以，如果学员参加过考试并且取得了成绩，之后即使再参加考试，平时成绩不会再参与计分。

6.3            考试成绩查询

 界面主要分为两个部分：左边树状区域供选择某专业或者某班级，右边可以根据考试年度、考试学期和考试时间查询考试科目，然后可以看某门科目的考试成绩。界面如下图所示：

图20.        

右边页面显示的信息有：课程名称、课程类别、学分以及统计数据，包括：选课的人数和参加考试的人数。点击“课程名称”即可看到该科目的考试成绩，如下图所示：

图21.       

请注意用“*”标出的两行提示：

如果学员的成绩一栏显示“欠学费”，就表示该学员本学期的学费未交齐，所以暂时不公布成绩。

如果学员的成绩一栏显示“未选课”，则表示该学员并没有在学期初按照选课程序进行选课，期末的考试属于加考，因此也不能公布成绩。

7             选课管理系统

7.1            学员选课

针对中心代选课选考试功能。界面主要分为两个部分：左边树状区域可选择班级，右边的区域显示相应班级的学员

注意：最后确认提交以后不能修改和删除请大家务必谨慎

                                                                                                                                                                                           图22.        

如图：黄色字体部分显示相应的班级，蓝色字体为显示现在的注册时间和选课选考试时间。

1、  选课：

教学中心教务人员可根据学生的书面选课申请代学生选课，点选课后进入，如未注册进入注册页面可帮学生代注册。